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Protokolle erstellen leicht gemacht
W-Fragen-Technik als "Korsett" des Protokolls
Wenn Sie sich der W-Fragen-Technik – sie ist universell einsetzbar – bedienen, erfüllen Sie die wesentlichen Kriterien für die formale Anlage eines Protokolls. Gehen Sie innerlich die Punkte durch:
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Wer
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- lässt ein Protokoll schreiben?
- leitet die Sitzung?
- protokolliert?
- ist daran beteiligt?
- unterzeichnet?
- übernimmt verantwortlich die sich aus der Besprechung ergebenden Arbeiten?
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Was
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- wird protokolliert?
- ist das Thema?
- sind die Tagesordnungspunkte
- sind die Ergebnisse / Beschlüsse?
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Wann
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- findet die Sitzung statt?
- wird das Protokoll niedergeschrieben?
- sind die Termine, Fristen, zu denen beziehungsweise innerhalb derer die Arbeitsaufträge erledigt sein müssen?
- verlassen Teilnehmer vorzeitig die Sitzung (und haben hinterher angeblich von nichts gewusst)? Das ist manchmal wichtig und wird mit Zeitangabe protokolliert.
- findet die nächste Sitzung statt?
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Wo
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- findet die nächste Sitzung statt?
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W-Fragen für die Inhalte
Sie sehen, wenn Sie sich diese Fragen beantworten, haben Sie schon ein Gerüst für die formale Protokollgestaltung. Und wenn Sie auch die nächsten drei W-Fragen bedenken, entsteht bereits eine erste inhaltliche Antwort:
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Wie
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... sollen Arbeitsaufträge erledigt werden? (Arbeitsform: einzeln, im Team, schriftlich, mündlich, anhand einer Grafik, im Versuch, probeweise …)
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Warum
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... findet die Sitzung statt? (Probleme und Hintergründe, Analysen, Ist-Zustand, Lösungsbedarf)
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Wozu
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... findet die Sitzung statt? (Soll-Zustand, Lösungen finden ...)
Was ist das Ziel, die Absicht der Sitzung? Je klarer den Beteiligten das Ziel ist, umso effektiver und zielgerichteter verläuft die Besprechung, ohne dass man sich in endlosen Diskussionen verliert.
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Protokolle – Vorlagen und Muster
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Empfänger und Absender der jeweiligen Briefe lassen sich leicht anpassen.
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Der angegebene Preis bezieht sich auf die Kosten für den einmaligen Bezug und die unbegrenzte Nutzung des jeweiligen Briefs.
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